Ghostwriter

Der Ghostwriter ist die zentrale Stelle, um abgeschlossene Zeiten zu prüfen und für die Abrechnung freizugeben. Sobald Zeiten im Tagesabschluss geschlossen sind, werden sie im Ghostwriter gesammelt angezeigt und können dort kontrolliert werden – z. B. ob sie plausibel sind und ob Aktivität sowie Aktivitätsort korrekt gesetzt wurden. So stellst du sicher, dass nur saubere und vollständige Zeiten in die Abrechnung gehen.

Was wird geprüft?

Im Ghostwriter werden Zeiten vor der Freigabe typischerweise auf folgende Punkte geprüft:

• Plausibilität der Zeit (z. B. Dauer, Zeitraum, Überschneidungen)
• Richtige Aktivität (z. B. Support, Beratung, Projektarbeit)
• Richtiger Aktivitätsort (z. B. Remote, Vor-Ort, Intern)

Erst nachdem diese Prüfung erfolgt ist, werden die Zeiten zur Abrechnung weitergegeben.

Zeiten parken und entsperren

Zeiten können geparkt und später wieder entsperrt werden. Das ist besonders hilfreich, wenn du eine Zeit noch nicht final freigeben willst, sie aber auch nicht verlieren oder übersehen möchtest.

• Parken: Zeit bleibt liegen und kann später geprüft/freigegeben werden
• Entsperren: Zeit wird wieder in den normalen Prüf-/Freigabeprozess aufgenommen
• Geparkte Zeiten lassen sich über Filter gezielt ausblenden, damit du dich auf „aktive“ Prüfungen konzentrieren kannst

Filter und Schnellfilter

Damit du auch bei vielen Zeiten schnell den Überblick behältst, kannst du die Liste über die Filter im oberen Bereich einschränken. Typische Schnellfilter sind:

• Geparkte Timer
• Ungeparkte Timer
• Abgerechnete Timer
• Nicht abgerechnete Timer

Zusätzlich kannst du über die Suche nach z. B. Kundenname, Ticketnummer, Ticketbeschreibung oder Timerbeschreibung filtern.

Aktionen im Ghostwriter

Im Ghostwriter kannst du mehrere Zeiten markieren und anschließend eine Aktion auf die Auswahl anwenden. Die Aktionen werden über „Aktion auswählen“ gewählt und danach über „Aktion ausführen“ gestartet.

Auswahl freigeben

Gibt die ausgewählten Zeiten zur Abrechnung frei.

• Zeiten werden nach der Prüfung in den Abrechnungsprozess übernommen
• Geeignet, wenn Aktivität/Aktivitätsort und Plausibilität passen

Auswahl verschieben

Verschiebt die ausgewählten Zeiten auf ein anderes Ticket.

• Du wählst ein Ziel-Ticket aus
• Sinnvoll, wenn Zeiten versehentlich auf dem falschen Ticket erfasst wurden

Auswahl zurück zum Nutzer zur Korrektur

Gibt die Zeiten an den Nutzer zurück, damit dieser Korrekturen vornehmen kann.

• Du hinterlegst eine Nachricht zur Korrektur (Pflichtfeld)
• Die betroffenen Zeiten tauchen im Tabgeschabluss des Nutzers wieder auf

Auswahl schließen (ohne Freigabe)

Schließt die betroffenen Tickets/Zeiten ohne sie zur Abrechnung freizugeben.

• Wichtig: Zeiten werden nicht zur Abrechnung freigegeben
• Geeignet, wenn ein Vorgang abgeschlossen, aber nicht abrechenbar ist

Auswahl wiederöffnen (ohne Freigabe)

Öffnet zuvor geschlossene Einträge wieder, ohne sie zur Abrechnung freizugeben.

• Praktisch, wenn ein Vorgang doch abgerechnet werden muss
• Zeiten bleiben weiterhin nicht freigegeben, bis aktiv freigegeben wird

Faktorisierte Zeiten

Im Ghostwriter können Zeiten für die Abrechnung faktorisiert werden. Dabei wird eine separate abrechenbare Zeit hinterlegt, ohne die ursprünglich erfasste Zeit zu verändern.

Dies ist hilfreich, wenn beispielsweise nach Aufwand gearbeitet wurde, für die Abrechnung jedoch eine andere Dauer berücksichtigt werden soll.

Faktorisierte Zeit erstellen

Über das Stift-Symbol neben der Dauer kann eine faktorisierte Zeit hinterlegt werden.

Dabei werden folgende Werte erfasst:

• Startzeit
• Startdatum
• Endzeit
• Enddatum

Aus diesen Angaben berechnet das System die neue abrechenbare Dauer.

Darstellung in der Übersicht

Sobald eine faktorisierte Zeit hinterlegt wurde, werden beide Werte angezeigt:

• Die ursprünglich erfasste Zeit
• Die faktorisierte Zeit für die Abrechnung

Dadurch bleibt jederzeit nachvollziehbar, welche Zeit tatsächlich erfasst wurde und welche Zeit später in die Abrechnung einfließt.

Auswirkungen auf Zeiterfassung und Tagesabschluss

Die faktorisierte Zeit dient ausschließlich der Abrechnung.

• Die ursprünglich erfasste Zeit bleibt unverändert
• Der Tagesabschluss wird nicht angepasst
• Auswertungen zur Zeiterfassung basieren weiterhin auf den originalen Zeiten
• Nur die Abrechnung berücksichtigt die faktorisierte Zeit

Dadurch bleiben Zeiterfassung, Auswertungen und Arbeitsnachweise nachvollziehbar, während gleichzeitig individuelle Abrechnungsanforderungen berücksichtigt werden können.