Tagesabschluss

Der Tagesabschluss hilft dir dabei, deine erfassten Zeiten sauber zu vervollständigen und sicherzustellen, dass dein Arbeitstag lückenlos „geschlossen“ ist. Dabei prüft das System automatisch, ob alle Voraussetzungen erfüllt sind – damit du nichts übersiehst und dein Zeiterfassungs-Stand jederzeit nachvollziehbar bleibt.

Status im Datepicker: abgeschlossen vs. offen

Im Datepicker erkennst du sofort, welche Tage bereits vollständig sind:

• Grün markierte Tage sind abgeschlossen (alle Anforderungen erfüllt).
• Rot markierte Tage sind noch offen (es fehlen Daten oder es gibt Unstimmigkeiten).

Ein Tag schließt sich automatisch, sobald alle Kriterien erfüllt sind. Dazu gehören insbesondere:

• Alle Zeiten sind abgeschlossen
• Die eingestellte Arbeitszeit (in Stunden) ist erfüllt

Pausen und Lücken

Pausen müssen nicht extra erfasst werden. Das System validiert den Tag anhand der in den Einstellungen hinterlegten Arbeitszeit in Stunden.

• Sobald die Arbeitszeit erfüllt ist, werden verbleibende Lücken automatisch als Pausen interpretiert.
• Dadurch musst du Pausen nicht manuell buchen, solange der Tag insgesamt plausibel ist und die Arbeitszeit erreicht wird.

Fortschrittsbalken: Überblick über deinen Tag

Die Progressbalken im oberen Bereich visualisieren deinen Tagesverlauf. Sie zeigen:

• deine erfassten Zeiten
• enthaltene produktive Anteile
• sowie eventuell vorhandene Lücken

So siehst du auf einen Blick, ob der Tag vollständig ist oder ob noch Zeiten ergänzt bzw. geschlossen werden müssen.

Zeiten abschließen: alles auf einmal

Wenn du mehrere Zeiteinträge offen hast, kannst du sie mit einem Klick sammeln schließen:

• Über „Alle Zeiten abschließen“ werden alle offenen Zeiten des Tages direkt auf einmal abgeschlossen.

Das spart Zeit – besonders am Tagesende oder wenn du viele kleine Einträge hast.

Trennen von Zeiten

Beim erfassen von Zeiten über den Timer kann eine Zeit pausiert und später fortgesetzt werden. Sie werden im Tagesabschluss zwar als einzelne Abschnitte angezeigt, aber sie gehören zusammen und werden als ein Eintrag behandelt. Das heißt, wenn ein Eintrag bearbeitet wird, werden alle Abschnitte dieser Zeit mitbearbeitet. Diese einzelnen Abschnitte kann man aber voneinander loslösen, um sie unabhängig voneinander zu bearbeiten.

Zeiten als Mitarbeiter

Beim Erfassen von Zeiten, können diese für Mitarbeiter miterfasst werden. Diese werden dann automatisch im Tagesabschluss des Mitarbeiters angezeigt. Die Bearbeitung und das Abschließen des Eintrags ist nur dem Ersteller vorbehalten. Wenn der Mitarbeiter aber eigene Anpassungen vornehmen möchte, kann er die Zeit übernehmen und eigenständig bearbeiten. Der Mitarbeiter wird dann im ursprünglichen Eintrag nicht mehr als Mitarbeiter geführt.

Manuelle Zeiteinträge & interne Zeiten

Du kannst Zeiten auch direkt im Tagesabschluss ergänzen:

• Über das Plus-Symbol kannst du einen manuellen Zeiteintrag erstellen.
• Über den „int“ Button erfasst du eine interne Zeit (z. B. interne Aufgaben, Abstimmungen oder Organisation).

So kannst du fehlende Abschnitte schnell nachtragen und Lücken schließen.

Report pro Ticket

Über das Fahnensymbol kannst du einen Report zu einem Ticket ausführen.
Das ist hilfreich, um Ticket-bezogene Zeiten zu prüfen, zusammenzufassen oder auszuwerten – direkt aus dem Tagesabschluss heraus.

Einstellungen: global oder benutzerdefiniert

Die Regeln und Vorgaben für den Tagesabschluss kannst du in den Einstellungen festlegen. Dabei gibt es zwei Ebenen:

• Globale Einstellungen: gelten systemweit als Standard
• Benutzereinstellungen: können individuell pro Nutzer abweichen (wenn erlaubt/gewünscht)

Damit lässt sich der Tagesabschluss an unterschiedliche Arbeitsmodelle oder Rollen anpassen.

Tagesabschluss Übersicht

Die Tagesabschluss Übersicht bietet eine zentrale Ansicht über die Tagesabschlüsse mehrerer Nutzer. Sie steht nur Nutzern mit entsprechenden Rechten zur Verfügung, z. B. Teamleitern oder der Disposition.

Hier kannst Du auf einen Blick erkennen, wie vollständig die Zeiterfassung im Team ist und wo Handlungsbedarf besteht.

Zugriff und Berechtigung

• Die Übersicht ist nur sichtbar, wenn Du die entsprechenden Rechte besitzt
• Typische Rollen sind Teamleiter oder Disposition

Ohne Berechtigung wird diese Ansicht nicht angezeigt

Aufbau der Übersicht

Die Übersicht zeigt alle relevanten Nutzer in einer Liste mit ihren Tagesabschlüssen.

Kennzahlen im oberen Bereich

• Produktiv
  Summe der produktiven Zeiten im ausgewählten Zeitraum

• Intern
  Summe der internen Zeiten

• Nicht erfasst
  Fehlende Zeiten basierend auf der Soll Arbeitszeit

Zusätzlich wird die Veränderung zum Vormonat angezeigt

Nutzerliste

Für jeden Nutzer werden folgende Informationen dargestellt

• Name und Zugehörigkeit
• Visuelle Darstellung der Tagesabschlüsse als Balkendiagramm

Jeder Balken steht für einen Tag

Diagramm pro Nutzer

Das Diagramm zeigt die Aktivität der letzten Tage

• Höhe der Balken entspricht der erfassten Zeit
• Lücken oder geringe Werte deuten auf fehlende oder unvollständige Zeiten hin

So erkennst Du schnell Auffälligkeiten im Team

Nutzung im Alltag

Die Übersicht hilft Dir dabei

• Fehlende Tagesabschlüsse frühzeitig zu erkennen
• Mitarbeiter gezielt auf offene Zeiten hinzuweisen
• Arbeitslast und Aktivität im Team zu überblicken
• Qualität der Zeiterfassung sicherzustellen

Hinweise zur Nutzung

• Die Daten basieren auf den jeweiligen Tagesabschlüssen der Nutzer
• Änderungen im Tagesabschluss wirken sich direkt auf die Übersicht aus
• Die Ansicht dient zur Kontrolle und ersetzt nicht die Detailprüfung einzelner Tage